Widok faktury dodanej poprzez odczytanie pliku PDF za pomocą mechanizmu OCR

Właściwości faktury w Budget Studio

Faktura w Budget Studio to najczęściej wykorzystywana w realiach biznesowych podstawa płatności.

Właściwości faktury:

• Jeden dokument, jedna płatność: Każda faktura, niezależnie od tego, czy ją wystawiasz, czy otrzymujesz, generuje w systemie jedną płatność do lub od kontrahenta.
• Wszechstronność (wpływy i obciążenia): Fakturę możesz wykorzystać do rejestracji zarówno sprzedaży (wpływy), jak i zakupów (obciążenia).
• Istotne informacje finansowe: W przypadku faktury możesz określić cechy niewystępujące w innych podstawach płatności, m.in: wartość netto, stawkę VAT, wartość brutto czy numer faktury.
• Unikalne identyfikatory: Każda faktura posiada numer wewnętrzny. Umożliwia on łatwą identyfikację dokumentu i jego powiązanie z płatnościami bankowymi czy zapisami księgowymi.
• Zgodność z workami: Faktury mogą być planowane jako worki w budżecie, co daje elastyczność w budżetowaniu nieokreślonych liczbowo, zbiorczych przychodów lub kosztów miesięcznych.

Dodawanie faktur planowanych

Planowane faktury są tworzone automatycznie na podstawie informacji w wierszach arkusza budżetu. W zależności od spodziewanej częstotliwości faktur wybierasz stosowne ustawienie podstawy płatności:

Jedna faktura w miesiącu

Ustawienie dla jednej faktury w miesiącu

Tego ustawienia używasz, gdy spodziewasz się, że w każdym miesiącu występowania otrzymasz (lub wystawisz) dokładnie jedną fakturę za określony przedmiot transakcji**.** Jest to idealne rozwiązanie dla stałych, przewidywalnych płatności.

<aside> <img src="/icons/brightness-high_purple.svg" alt="/icons/brightness-high_purple.svg" width="40px" />

Planujesz co miesiąc opłacać abonament za oprogramowanie biurowe. Tworzysz w arkuszu Koszty stałe wiersz obciążeń, ustawiając:

• Przedmiot transakcji - Abonament MS Office 365
• Kontrahent - Microsoft
• Ustawiasz dla niego podstawę płatności na Faktura (jedna).
• Wprowadzasz spodziewane kwoty na kolejne miesiące (np. 300 zł dla okresu lipiec-grudzień).

System utworzy 6 planowanych faktur (po jednej na każdy miesiąc) o cechach przejętych z ustawień samego wiersza i struktury budżetu, w której znajduje się wiersz.

Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty stałe, Abonament MS Office 365, Microsoft oraz okres lipiec-grudzień to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.

</aside>

Nieokreślona liczba faktur w miesiącu

Ustawienie dla wielu faktur w miesiącu

Ustawienie Wiele (worek) wybierasz, gdy nie wiesz, ile dokładnie faktur otrzymasz (lub wystawisz) w miesiącu, ale chcesz zaplanować na nie łączną kwotę. Worek działa jak pula środków przeznaczona na dany cel. Planujesz jedną kwotę na cały miesiąc, a później podpinasz pod nią wiele rzeczywistych faktur.

Choć w budżecie wprowadzasz jedną, zbiorczą kwotę netto na dany miesiąc (w komórce miesięcznej), system w tle dzieli ją na mniejsze płatności planowane – po jednej na każdy tydzień. Kwota netto jest rozlokowywana proporcjonalnie do liczby dni w danym tygodniu, co pozwala na wiarygodną prognozę cash flow (płynności).

<aside> <img src="/icons/brightness-high_purple.svg" alt="/icons/brightness-high_purple.svg" width="40px" />

Planujesz budżet na reklamę na Facebooku we wrześniu w wysokości 3000 zł. Meta (właściciel Facebooka) wystawia faktury za każdym razem, gdy wydatki osiągną określony próg i środki zostaną pobrane z twojego konta. W efekcie w jednym miesiącu możesz otrzymać kilka mniejszych faktur (np. na 200 zł, 350 zł, 350 zł i 600 zł).

Zamiast zgadywać ich liczbę:

• w arkuszu Marketing tworzysz wiersz Reklama na Facebooku (przedmiot transakcji),
• ustawiasz podstawę płatności na Faktura (worek),
• wprowadzasz kwotę 3 000 zł w kolumnie wrzesień.

System na podstawie tych informacji utworzy od 4 do 6 mniejszych płatności planowanych z wrześniowymi datami wystawienia, których łączna suma wyniesie 3 000 zł.

Gdy rzeczywiste faktury od Meta zaczną spływać do systemu, połączysz je z tym jednym, wrześniowym workiem.

Pamiętaj, że nazwy takie jak Marketing czy Reklama na Facebooku i prezentowane kwoty to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.

</aside>