Potężne narzędzie analizy finansów firmy

Każda płatność w twojej firmie - czy to planowana czy rzeczywista - jest nośnikiem ważnych informacji. W Budget Studio nazywamy je cechami płatności. Stanowią one fundament dla każdej analizy finansowej, jaką wykonujesz w aplikacji.

Wyróżnimy trzy kategorie cech płatności:

1. Cechy podstawowe - to informacje definiujące samą transakcję, takie jak kontrahent, kwota netto czy dzień wystawienia. Dla płatności rzeczywistych są to „twarde” dane operacji (np. z faktury), a dla płatności planowanych – wartości, których się spodziewasz.
2. Cechy przejmowane z budżetu – to informacje, które płatność automatycznie pobiera ze struktury budżetu, do której została przypisana, np. arkusz budżetowy, sekcja arkusza czy przedmiot transakcji.
3. Cechy zarządcze – to dodatkowe właściwości dodane przez Budget Studio, które służą do aktywnego zarządzania “życiem” płatności w systemie. Pozwalając m.in. ustalić faktyczny termin przelewu, oznaczyć, czy płatność ma być uwzględniana w cash flow, czy też brana pod uwagę podczas wyliczania podatków firmowych.

Zrozumienie tego mechanizmu pozwoli ci w pełni wykorzystać możliwości filtrowania danych i analizowania wyników firmy.

Cechy podstawowe

Dla płatności planowanych

Gdy wprowadzasz kwotę do komórki w arkuszu budżetowym, dla tworzonej ****płatności planowanej Budget Studio generuje pozostałe cechy (np. dzień wystawienia czy stawkę VAT) na podstawie ustawień planowanych płatności. Są one określane indywidualnie dla każdego wiersza w arkuszu budżetowym.

<aside> <img src="/icons/brightness-high_purple.svg" alt="/icons/brightness-high_purple.svg" width="40px" />

Planujesz na 12 miesięcy wydatki związane z wynajmem biura:

1. Do arkusza budżetu Koszty stałe dodajesz wiersz Wynajem biura (jako przedmiot transakcji).
2. W ustawieniach planowanych płatności tego wiersza wybierasz dzień wystawienia na 10. dzień miesiąca.
3. W komórkach miesięcznych styczeń – grudzień wpisujesz oczekiwaną kwotę 10 000 zł

System utworzy 12 planowanych płatności. Każdą na kwotę 10 000 zł netto. Każda z nich będzie miała datę wystawienia 10. dnia kolejnego miesiąca (10 stycznia, 10 lutego, itp.).

Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty stałe czy Wynajem biura to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.

</aside>

Dla płatności rzeczywistych

W przypadku płatności rzeczywistych (np. otrzymanej faktury) cechy podstawowe są dodawane:

• automatycznie – podczas dodawania dokumentów (np. plików PDF), system OCR odczytuje z nich samodzielnie wszystkie dane. Podobnie dzieje się przy imporcie danych z zewnętrznych systemów, np. Fakturowni.
• ręcznie – gdy dodajesz płatność samodzielnie, po prostu wprowadzasz te dane w odpowiednie pola formularza.

Cechy przejmowane z budżetu

Płatność sama w sobie to tylko pojedynczy klocek. Dopiero umieszczenie jej w odpowiednim miejscu w strukturze budżetu nadaje jej pełen kontekst biznesowy. W Budget Studio ten proces jest w pełni zautomatyzowany.

Dla płatności planowanych

Gdy wprowadzasz kwotę do komórki w arkuszu budżetowym, tworzona ****płatność planowana automatycznie przejmuje pełen kontekst wynikający ze struktury, w której się znalazła: od ogólnego folderu, przez kategorię, arkusz budżetu, aż po konkretną sekcję i przedmiot transakcji.

<aside> <img src="/icons/brightness-high_purple.svg" alt="/icons/brightness-high_purple.svg" width="40px" />

Wracając do poprzedniego przykładu z planowaniem rocznych wydatków na wynajem biura, utworzone płatności przejmą wszystkie cechy budżetowe:

• Miesiąc budżetowy – z kolumny miesięcznej budżetu – styczeń, luty itd.
• Przedmiot transakcji – z wiersza budżetu – Wynajem biura
• Sekcja – z grupy wierszy w arkuszu budżetu – Koszty biura
• Arkusz budżetu – z arkusza, w którym się znajduje dany wiersz – Koszty stałe 2025
• Kategoria – z nadrzędnej grupy łączącej arkusze budżetu – Koszty stałe
• Folder – z nadrzędnej grupy łączącej kategorie – Koszty administracyjne

Pamiętaj, że nazwy takie jak Koszty stałe 2025 czy Koszty administracyjne to tylko przykład. Masz pełną swobodę w tworzeniu własnej struktury budżetu, która idealnie odzwierciedla twoją firmę.

</aside>