Typowa płatność rzeczywista - faktura za usługi telekomunikacyjne

Płatności rzeczywiste to potwierdzenie twoich planów

<aside> <img src="/icons/flag-swallowtail_orange.svg" alt="/icons/flag-swallowtail_orange.svg" width="40px" />

Płatności rzeczywiste to obciążenia lub wpływy, które są już potwierdzone konkretnym dokumentem, umową lub innym zobowiązaniem. W odróżnieniu od płatności planowanych przedstawiają ostateczne kwoty i terminy, które wynikają z realnych zdarzeń biznesowych.

</aside>

Opierając analizy na płatnościach rzeczywistych, prognozy wyniku firmy, płynności (cash flow) oraz wysokości podatków w Budget Studio osiągają zgodność na poziomie 95-99,9% z finalnymi danymi z księgowości.

Cykl życia płatności rzeczywistej w Budget Studio

Aby mieć pełne zaufanie do swoich danych finansowych, każdy dokument dodany do Budget Studio (np. faktura kosztowa) przechodzi przez prosty, trzyetapowy proces. Zapewnia to, że wszystkie wyliczenia opierają się wyłącznie na zweryfikowanych i poprawnych danych.

Etapy pracy z płatnościami rzeczywistymi

Krok 1. Dodajesz płatność do systemu

Twoim pierwszym zadaniem jest dodanie do Budget Studio każdej płatności rzeczywistej, która trafia do firmy – natychmiast, gdy tylko się pojawi. Możesz to zrobić na cztery wygodne sposoby.

Krok 2. Weryfikujesz automatycznie odczytane dane

Niektóre płatności, zanim trafią do głównego systemu, wymagają twojej weryfikacji. Dzieje się tak najczęściej w przypadku użycia automatycznego odczytu plików OCR. Płatności te trafiają do zakładki Płatności → Do weryfikacji. Jest to rodzaj poczekalni, gdzie weryfikujesz, czy system poprawnie odczytał wszystkie dane. Ten krok zabezpiecza cię przed dodaniem do systemu błędnych lub niekompletnych informacji.

<aside> <img src="/icons/warning_red.svg" alt="/icons/warning_red.svg" width="40px" />

Płatności oczekujące na weryfikację są niewidoczne dla systemu - nie wpływają na prognozy cash flow, podatków ani na wynik firmy.

</aside>

Krok 3. Przypisujesz płatności do budżetu

Po weryfikacji (lub od razu, jeśli dane nie wymagały weryfikacji) płatności rzeczywiste trafiają do zakładki Płatności → Do połączenia. To najważniejszy krok, w którym płatność staje się aktywnym elementem twojej finansowej układanki. Wskazujesz, którego projektu, działu lub klienta dotyczy dana płatność.

<aside> <img src="/icons/warning_red.svg" alt="/icons/warning_red.svg" width="40px" />

Dopóki płatność nie zostanie połączona z konkretną pozycją w budżecie, nadal nie jest uwzględniana przy wyliczaniu podatków, cash flow ani wyników firmy.

</aside>

Przykład: faktura za wynajem biura

Zobaczmy, jak ten proces wygląda w praktyce:

<aside> <img src="/icons/brightness-high_purple.svg" alt="/icons/brightness-high_purple.svg" width="40px" />

Przykład

1. Zaczynasz od planu: od początku roku masz w budżecie zaplanowane obciążenie na 5 000 zł na wynajem biura w lipcu.
2. Otrzymujesz fakturę i dodajesz ją do systemu (krok 1): Zgodnie z oczekiwaniem, na początku lipca otrzymujesz mailem fakturę za wynajem. Przeciągasz plik PDF bezpośrednio do Budget Studio.
3. Weryfikujesz dane (krok 2): Mechanizm OCR odczytuje wszystkie dane. Rzucasz okiem, czy wszystko się zgadza i jednym kliknięciem akceptujesz dokument.
4. Łączysz fakturę z planem (krok 3): Przy próbie przypisania faktury do budżetu Budget Studio inteligentnie podpowie ci pasującą płatność planowaną (wynajem biura w lipcu). Wybierasz ją.
5. Plan staje się faktem: Po połączeniu system automatycznie aktualizuje kwotę w budżecie, wynikach firmy i prognozie cash flow. Twoja prognoza została właśnie potwierdzona rzeczywistością. </aside>

Kluczowe cechy

1. Płatności rzeczywiste są dodawane do Budget Studio przez ciebie.