Wyobraź sobie, że finanse twojej firmy to budowla z klocków (na przykład tych najbardziej znanych). Każda pojedyncza operacja, w Budget Studio nazywana płatnością – Wpływ od klienta, faktura za prąd czy wynagrodzenie – to jeden, podstawowy klocek.
Twoim zadaniem jest ułożenie każdego klocka we właściwym miejscu. Tym miejscem jest budżet firmy, podzielony na elastyczne arkusze ****odzwierciedlające strukturę twojej działalności (np. Koszty stałe, Wynagrodzenia czy Projekt XYZ). W ten sposób, klocek po klocku (płatność po płatności), tworzysz przejrzysty i kompletny obraz finansów całej firmy.
Gdy wystawiasz fakturę lub do firmy trafia faktura kosztowa czy rachunek za umowę, biały klocek (płatność rzeczywista) po dodaniu do systemu zastępuje swój planowany, niebieski odpowiednik. Wchodzi dokładnie w jego miejsce, ale aktualizuje budowlę o realną kwotę i terminy. Dzięki temu twoja finansowa konstrukcja jest zawsze kompletna – łączy twarde dane z przeszłości z wiarygodną prognozą przyszłości. Proces ten nazywamy w Budget Studio łączeniem płatności z budżetem.
Co zrobić, gdy do firmy trafia biały klocek (płatność rzeczywista), na który nie masz przygotowanego niebieskiego planu w budżecie?
W Budget Studio nie ma miejsca na chaos. Aby dodać taki biały klocek, musisz najpierw stworzyć dla niego plan. W praktyce oznacza to dodanie nowej pozycji w odpowiednim arkuszu budżetu – system od razu utworzy w tym miejscu niebieski, planowany klocek. Dopiero wtedy twój biały, rzeczywisty klocek może wejść na jego miejsce. Nazywamy to łączeniem z budżetem niezaplanowanych płatności.
Dzięki temu nie tylko ten jeden, niespodziewany Wpływ lub Obciążenie trafia na swoje miejsce. Tworzysz jednocześnie plan na wszystkie podobne płatności w przyszłości, utrzymując idealny porządek w finansach.